Geschmeidig zur neuen IT

Warum ist die Umstellung eines Warenwirtschaftssystems so herausfordernd? Vielleicht liegt es daran, dass viele Benutzer damit arbeiten, wobei sich jeder an das Bestandssystem gewöhnt hat. Oder es liegt an der immensen Bedeutung der verlässlichen Datenverarbeitung für den laufenden Betrieb. Dass EDV-Experten in der Sägeindustrie eher rar gesät sind, erleichtert die Sache ebenfalls nicht. Es kann aber auch ganz anders laufen, wie ein Beispiel aus der Steiermark belegt. Die Rubner Holzindustrie (RHI) in Rohrbach an der Lafnitz stellte im Herbst von zahlreichen EDV-Insellösungen auf den Holz-Manager von Info-Data, Lichtenberg bei Linz, um. Sowohl das Sägewerksmanagement als auch die EDV-Experten bezeichnen dies als gelungenes Projekt. Das ist in erster Linie dem ambitionierten und konsequenten Projektleiter zu verdanken.

Sauber durchgezogenes IPMA-Projekt

Die Rubner Holzindustrie ist das einzige Sägewerk der internationalen Rubner-Gruppe mit Sitz in Kiens in Südtirol. Aus regionalem Nadelholz werden in Rohrbach hauptsächlich Leimbinderlamellen erzeugt. Ein Teil der Hauptware wird am Standort zu Konstruktionsrahmenhölzern (BSH, Duo/Trio) verarbeitet oder weiterverkauft. Der Einschnitt wird heuer bei rund 250.000 fm liegen. Bisher wurden der Warenstrom und die Auftragserfüllung mit Insellösungen nachvollzogen. Das übernimmt jetzt der Holz-Manager. Die Steirer entschieden sich für abgestimmte Module aus den vier Bereichen Einkauf, Verkauf, Lager und Produktion. „Wir haben uns im Vorfeld lange damit beschäftigt, welche Module und Funktionalitäten wir brauchen“, schildert Geschäftsführer Albert Weissensteiner den Projektbeginn. Rund ein halbes Jahr wurde am Angebotsumfang gefeilt. Schon damals wurde Info-Data als Ausstatter in Betracht gezogen und daher auch einbezogen. Nach der Auftragsvergabe im Mai übernahm René Karner als Projektleiter die Verantwortung. Für den technischen Produktionsleiter war es in vielen Bereichen Neuland. Aber er formulierte die Umstellung als Projekt gemäß IPMA-Standards. Auf diese Weise wurden Anforderungen, Abläufe und Umsetzung dokumentiert, sichergestellt und konsequent abgeschlossen.

Das Team wurde voll eingebunden

Eine der größten Herausforderungen bei Systemumstellungen ist die Akzeptanz des Teams. Die Rubner Holzindustrie hat daher von Anfang an die Bedürfnisse der Benutzer erhoben. Zentrale Ansprechpartner – wie etwa Otto Martin, ein Vertriebsverantwortlicher, oder die von Anfang an eingebundene Einkaufsleiterin Helga Haberler – definierten detailliert, was das neue System können müsse. Als etablierte ERP-Software bildete der Holz-Manager die Prozesse im Sägewerk schon sehr genau ab. Das wurde von den Mitarbeitern auch gut angenommen. Eine der größten Herausforderungen war es, die neue Artikelnummerstruktur zu verstehen und anzuwenden. „Unsere achtstellige Zahl Artikelnummer war kompliziert, aber Mitarbeiter beherrschten sie auswendig“, erklärt Karner exemplarisch. Info-Data vergibt flexible Artikelcodes, was die Datenstruktur optimiert.

Durchdachte Programmarchitektur

„Optimierung“ ist ein gutes Stichwort. „Die Programmarchitektur des Holz-Managers hat uns gut gefallen“, sagt Weissensteiner. Im Kern ist die Software kompakt, effizient und leicht auf die jeweils aktuelle Version aufzurüsten. Auf dieser Basis werden bei Bedarf kundenspezifische Anwendungen programmiert, welche mitunter auch nur temporär benötigt werden. Info-Data programmierte für Rubner beispielsweise ein Werkzeug, um die Daten aus den ursprünglichen Insellösungen zusammenzuführen. Das brachte eine enorme Zeitersparnis in der Inbetriebnahmephase.
Ein weiterer Grund für die oberösterreichische Softwareschmiede, den Programmumfang spezifisch anzupassen. „Wir hatten das Gefühl, dass wir die passende Lösung für uns kaufen“, fasst der Geschäftsführer zusammen.

Mit dem iPad im Wald

Im Zuge der Einführung wurde ein Dutzend Arbeitsplätze an den Büro-PC eingerichtet. Dazu kommen mobile Geräte. Der Rundholzeinkäufer hat den Holz-Manager als „App“ am iPad installiert. Darauf sind beispielsweise alle Stammdaten der Lieferanten verzeichnet (Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer, …). Zusätzlich kann vor Ort das Lieferprofil angezeigt werden. Ohne großen Vorbereitungsaufwand sind die bisherigen Mengen, Sortimente, Qualitäten und Preise abrufbar. Bei Vertragsverhandlungen können sich diese Fakten vorteilhaft auswirken.
Mit der eingebauten Kamera lässt sich ein Porträt des Ansprechpartners ebenso abspeichern wie ein Polterfoto aus dem Wald. Per SIM-Karte synchronisiert das die Holz-Manager-App automatisch mit dem Server in Rohrbach.
Zweite mobile Anwendung sind die Computer am Stapler. Die robusten Handhelds mit eingebautem Scanner sind normalerweise am rechten B-Holm im Kalmar-Stapler montiert. „Die Oberfläche bei den Mobilgeräten ist angenehm zu bedienen und wird gut angenommen“, lobt Karner. Der Fahrer sieht darauf den jeweils aktuellen Auftrag – beispielsweise, welche Pakete auf den Lkw verladen werden müssen. Beim Einlagern unterstützt der Holz-Manager mit einem Lagerplatzvorschlag. Wenn das Paket gescannt wird, zeigt die Software an, wo gleiche Holzdimensionen in den Hallen lagern. Das vereinfacht es, Ordnung zu halten, und erleichtert die Kommissionierung.
Jeder Stapel besitzt einen individuellen Paketzettel. Info-Data gibt bei der Paketierung über eine Schnittstelle die nötigen Angaben an die dort eingesetzte Steuerung weiter. Wenn das Etikett gescannt wird (was aus mehreren Metern Entfernung funktioniert), kann Info-Data das Paket eindeutig zuordnen. Auf diese Weise sind Lagerstände in Echtzeit abrufbar. „Für den Verkauf ist das eine sehr wichtige Information“, betont Weissensteiner. Das funktioniert auf der anderen Seite des Sägewerks ebenso. Da der Holz-Manager die Einkaufsmengen und die eingeschnittenen Sortimente registriert, sind die Rundholzlagerstände ebenfalls bekannt.

Verbesserungen einfacher umgesetzt

Eingeführt wurde der Holz-Manager in zwei Phasen. Seit Ende September wird der Rundholzeinkauf damit abgewickelt. Ein Monat später kamen die anderen Module dazu. Das Fazit nach den ersten Wochen ist makellos. Jeder Anwender spart sich damit Zeit. „Damit werden auch Ressourcen frei, um sich zu überlegen, wie wir in der täglichen Arbeit besser werden können“, sagt Weissensteiner. Dieses ständige Arbeiten an den Prozessen im Unternehmen fordert der Geschäftsführer auf allen Ebenen ein. Mit der neuen ERP-Software kann er Verbesserungen im Betriebsablauf EDV-mäßig auch wesentlich einfacher abbilden, als es mit Insellösungen möglich wäre.
Hardwaremäßig musste Rubner nur in die Mobilgeräte investierten. Die redundante Serverausstattung inklusive der nötigen Firewall war bereits vorhanden.

Besseres Reporting für den Chef

Der Holz-Manager vereinfacht auch die Unternehmensführung. Standardisierte Berichte, etwa zu Einschnitt, Rundholzpreisen oder Absatzmengen, sind per Knopfdruck tagesaktuell verfügbar. Solche Daten ließen sich zwar schon in der Vergangenheit abrufen, aber nicht so einfach.
„Heuer war es einfach an der Zeit, zu einem professionellen System zu wechseln“, erklärt Weissensteiner. Der Zeitpunkt der Umstellung im IV. Quartal wurde gewählt, damit das System 2015 von Beginn an voll laufen kann. Selbst bei perfektem Projektablauf braucht die Umstellung eine gewisse Dauer.
Die weitere Unterstützung der Mitarbeiter übernimmt Info-Data großteils per Fernwartung. Zuerst versuchen die Anwender, sich selbst im Programm zurechtzufinden. „Wenn sie konkrete Fragen haben, zeigt ihnen ein Info-Data-Mitarbeiter per Remote-Desktop und Telefon genau, wo sie hinklicken müssen“, beschreibt Projektleiter Karner die Einschulungsphase. Nach Vollinbetriebnahme wird der Holz-Manager nun nach und nach mit Leben gefüllt. Ein Beispiel dafür ist das Customer Relationship Management-Modul, welches Rubner neue Möglichkeiten in der Kunden- und Lieferantenbetreuung gibt.
Vielleicht war also die Eingangsfrage falsch. Hieße es: Muss eine EDV-Umstellung schwierig sein?, lautete die Antwort vom Rubner-Team wohl: „Aber nein!“

Rubner Holzindustrie – Facts

Gründung: 1978, seit 1996 Teil der Rubner-Gruppe
Standort: Rohrbach an der Lafnitz
Mitarbeiter: 100
Geschäftsführer: Stefan Rubner, Albert Weissensteiner
Einschnitt: 250.000 fm/J
Produktion: Schnittholz (vorwiegend Leimbinderlamellen) und verleimtes Konstruktionsrahmenholz (30.000 m3/J)